Obiectul procedurii de achiziție este crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent și include o soluție arhivare electronică de documente, cu respectarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, a legii 16/1996 de arhivare fizică și a specificațiilor minime obligatorii solicitate prin prezetul caiet de sarcini. Scanarea şi prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective : - realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea continutului documentelor; - asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original; - eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copier; - gestionarea accesului la documentele arhivate electronic. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 5-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 8 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.